Nici o companie nu-și dorește ca toate documentele să fie împrăștiate peste tot în birou sau, mai nou, în sute de foldere în computere și alte dispozitive. Astfel, dacă ești antreprenor și știi cât de important este să-ți păstrezi toate actele în ordine, atunci cu siguranță ai nevoie de servicii de arhivare si depozitare corespunzătoare.
Astfel de servicii sunt oferite de către alte companii specializate, care se ocupă în mod direct de gestionarea și păstrarea documentelor și a altor tipuri de bunuri în cel mai adecvat mod cu putință. Ele aduc cu sine o serie de beneficii, însă, trebuie să alegi furnizorul în funcție de câteva criterii importante.
Care sunt beneficiile unor servicii de arhivare si depozitare?
Există o multitudine de beneficii de care te poți bucura dacă apelezi la astfel de servicii de arhivare si depozitare a documentelor. Printre acestea se numără:
- Spațiul de stocare adecvat – astfel de companii vor fi mereu dotate cu medii adecvate, special create pentru stocarea documentelor sau a altor bunuri a companiilor cu care colaborează; aceste spații au fost proiectate pentru a păstra actele importante în cele mai sigure condiții, astfel încât ele să nu fie afectate de umezeală sau alți factori externi dăunători;
- Siguranță și securitate – astfel de servicii îți oferă siguranță și securitate că toate documentele tale sunt păstrate în condiții optime, iar datele nu pot să fie furate de către nimeni; se folosesc sisteme de supraveghere de ultimă generație, printre care se numără echipamentele de acces controlat, alarmele de securitate, camerele video; astfel, se pot preveni furturile sau intruziunile nedorite;
- Accesibilitatea documentelor – spre deosebire de așteptări, companiile specializate în astfel de servicii îți oferă diverse opțiuni de a accesa documentele depozitate de fiecare dată când ai nevoie; poți cere scanarea, livrarea sau furnizarea de informații pentru acte specifice; ai și acces online la acestea pentru a putea fi accesate în cel mai scurt timp cu putință;
- Păstrarea documentelor – serviciile sunt ideale pentru toate documentele sau bunurile care trebuie să fie păstrate în condiții ideale pentru o perioadă îndelungată de timp, precum sunt documentele financiare, legale sau altele.
Ce trebuie să iei în considerare atunci când alegi furnizorul potrivit?
Te vei întâlni cu diverse tipuri de astfel de companii care oferă servicii de arhivare si depozitare a documentelor. Astfel, este nevoie de o selecție pentru a alege cea mai potrivită afacere pentru nevoile personale. Prin urmare, ți-am pregătit un mic ghid care să te ajute și să simplifice procesul de selecție.
- Siguranța și securitatea
Începe prin a te asigura că furnizorul de astfel de servicii ia măsuri cu privire la securitatea documentelor, care pot într-adevăr să prevină furturile și intruziunile posibile. Verifică dacă compania este dotată cu sisteme de supraveghere video de securitate sau alarme ori echipamente de acces controlat.
- Spațiul de depozitare
Spațiul în care-ți vor fi depozitate actele importante sau alte tipuri de bunuri trebuie să ofere condiții optime. Este important să te asiguri de faptul că nu există posibilitatea ca documentele tale să se distrugă de la umiditate, temperaturi extreme sau ventilare neadecvată.
- Gradul de accesibilitate
Ca și antreprenor, cu siguranță vei avea nevoie să accesezi documentele importante în cel mai scurt timp cu putință, mai ales atunci când ai cea mai mare nevoie de ele. Asigură-te că furnizorul îți pune la dispoziție mai multe opțiuni prin care poți ajunge la actele care te interesează într-un timp scurt.
- Reputația și experiența furnizorului
Un lucru după care ar trebui să ne ghidăm în zilele noastre este reputația furnizorilor aleși, indiferent de serviciu. În acest caz, este foarte important să te asiguri că o astfel de companie este de încredere, deoarece vor avea acces într-un fel sau altul la documentele tale. Astfel, poți verifica dacă furnizorul de servicii oferă asigurare pentru documentele depozitate.